Prospeknya bagus ditambah dengan alat sederhana untuk mengirim pesan elektronikIni adalah pusat komunikasi, kalender, dan pekerjaan profesional.
Panduan ini mengusulkan cara konkret untuk memaksimalkan efektivitas penggunaan Outlook Anda, sehingga Anda akan menjadi pemula atau percobaan pengguna.
Kegagalan besar dalam pemanfaatan Outlook
Pemanfaatan Outlook dapat dilakukan dengan cepat tidak akan kacau jika strukturnya tidak bagusParmi les Principalaux défis rencontrés, dalam trouve :
- Biaya tambahan de la boîte de resepsionis : Pengguna akan menerima sejumlah besar e mail setiap hari. Buletin, e mail promosi, dan kurir inside yang tidak diprioritaskan dapat berisi pesan-pesan penting lainnya.
- Organisasi Manque : Tanpa bantuan yang memadai, e mail yang tidak dapat dikumpulkan dapat terakumulasi, sangat sulit untuk dilacak dan dikonsultasikan dengan kritik Informasi.
- Gerakan kalender tidak efektif : Namanya tidak dapat dieksploitasi pada potensi kalender yang terintegrasi, sehingga sinkronisasi juga efektif dalam pertemuan, pesan, dan e mail.
- Pelacakan dan fungsi-fungsi : Sebagian besar pengguna Outlook mengabaikan perangkat keras dan alat yang digunakan sebelumnya, yang akan mengurangi produktivitas.
« “Meskipun Anda salah dalam pengaturan tiga otomatis, namun penerimaannya sangat bagus dan mudah dilakukan. Saya tidak pernah kehilangan waktu untuk menyimpan e mail dan pesan yang salah.
Jean, konsultan dan manajemen.
Dampak dan konsekuensi dari hal ini
Konsekuensi dari tindakan yang diinginkan pada Outlook Anda dapat berlipat ganda :
- Menit terakhir : La recherche d'emails spécifiques atau informasi Chronophage yang menyimpang. Jika Anda adalah seorang karyawan McKinsey, maka karyawannya akan tetap bekerja. tidak optimum.
- Reaktivitas : Anda tidak dapat dengan cepat mengakses e mail penting yang dapat masuk dengan lambat dan tanggapannya juga mengganggu profesi komunikasi.
- Stres dan beban kognitif : Penerimaan yang tidak terstruktur dapat menyebabkan biaya tambahan kognitif, meningkatkan tekanan, dan mengurangi kapasitas untuk memusatkan tugas-tugas prioritas.
- Risiko Kesalahan : Tindakan e mail dan pertemuan yang tidak efektif dapat menyebabkan kesalahan atau kesalahan dalam perencanaan, sehingga berdampak pada kinerja profesional secara world.
« Sebelum menemukan banyak kategori dan warna, namun penerimaannya sangat banyak. Setiap hari, saya kadang-kadang ingin menyimpan e mail penting. je ne fee plus pesan aucun penting. »
Sophie, pemasaran yang bertanggung jawab.
Solusi dan inisiatif dapat dimanfaatkan secara optimum oleh Outlook
Untungnya, strategi tambahan yang sederhana dapat mengubah pengalaman Anda Outlook menjadi aktivitas yang lancar dan efektif.
kelas otomatisasi e mail
Praktik terbaik untuk menghindari biaya tambahan pada penerimaan Anda adalah bertemu di tempat yang diatur secara otomatisAnda dapat mengonfigurasi Outlook untuk mengotomatiskan e mail sesuai dengan fungsi kriteria tertentu, sehingga pengirim, klien, atau pengguna lainnya.
Misalnya, Anda bisa membuat pengaturan untuk menggantikan pengaturan otomatis e mail dari kolega Anda dalam dokumen tertentu, juga penting karena pesannya tidak beragam dengan jenis e mail lainnya.
Personalisasi antarmuka
Sesuaikan antarmuka Outlook dengan preferensi Anda untuk menyesuaikan disposisi elemen. menggantikan kuliah langsung atau berdasarkan daftar e mail yang dituangkan Visibilitas yang bagus. Selain itu, ketika Anda mengatur bilah alat dan alat bantu lainnya untuk menggunakan fungsi yang Anda gunakan, Anda dapat mengakses lebih cepat dan lebih cepat lagi.
« Pemanfaatan Outlook secara optimum bukanlah satu-satunya pertanyaan tentang produktivitas, tetapi juga kenyamanan psychological. »
Eksploitasi kalender yang terintegrasi
Kalender Outlook adalah alat yang berguna untuk memusatkan berbagai pekerjaan pada waktu yang berbeda. menuliskan pertemuan profesional Andatapi juga pengimpor acara di pelataran lain seperti Agenda Google dan menggunakan URL iCAL.
Pemanfaatan kategori dan warna
Untuk ulangan organisasi dan poussée, pandangan diizinkan oleh pemberi tugas Kategori dan topik ke e mail Anda. membedakan jenis pesan dengan cepat (misalnya, urgensi, perjalanan proyek, informasi) dalam kudeta.
Aktivasi mode percakapan
Saya Mode percakapan kelompokkan kembali semua e mail yang ada di file diskusi yang sama. selanjutnya akan memudahkan perubahan pada suatu hal yang tepattanpa melakukan kesalahan pada penerimaan tamu untuk mengembalikan tanggapan sebelumnya.
Pengaturan jaringan di meja resepsionis
Prenez kebiasaan pengaturan jaringan Anda harus diterima Tindakan sederhana ini, mengatur secara efektif, Anda mengizinkan Anda menjaga penerimaan tepat waktu dan memusatkan perhatian pada pesan-pesan penting.
Riwayat hidup ini untuk pemanfaatan Outlook secara optimum
| Astuce | Keterangan |
|---|---|
| kelas otomatisasi e mail | Creez des règles untuk e mail penyelenggara otomatis kepada peserta. |
| Personalisasi antarmuka | Sesuaikan disposisi dan sesuaikan bilah fungsi untuk akses dan fungsi dengan cepat. |
| Eksploitasi kalender yang terintegrasi | Sentralisasikan dan sinkronkan semua pertemuan dan acara untuk waktu terbaik. |
| Pemanfaatan kategori dan warna | Tetapkan kategori dan pilihan e mail untuk organisasi yang cepat dan efektif. |
| Aktivasi mode percakapan | Kelompokkan kembali email-email yang ada di tempat yang sama untuk selanjutnya dan fasilitasi file diskusi. |
Pertanyaan tentang pengoptimal komentar Outlook
Komentar yang dapat Anda buat tentang aturan otomatis di Outlook?
Untuk membuat pengaturan tiga otomatis dalam Outlook, lalu buka «Fichier», lalu pilih «Gérer les règles and alertes».
Apa yang tidak perlu dilakukan pada utilitas dan Outlook?
Parmi les raccourcis les plus utiles, di trouve :
- Ctrl + R :Membalas e mail.
- Tombol Ctrl + Shift + M : Buat pesan baru.
- Ctrl + 1 : Akses ke meja resepsionis.
- tombol Ctrl + 2 :Percepat kalender Anda.
Bagaimana cara menyinkronkan kalender Outlook dengan Google Agenda?
Untuk menyinkronkan kalender Outlook Anda dengan Agenda Google, salin URL iCAL agenda Google Anda dan tambahkan Outlook melalui opsi « Tambahkan kalender » ke kalender Outlook.
Bagikan pengalaman dan nasihat serta komentar untuk membantu komunikasi agar efektif!